O que é Escritório de Processos e qual sua função nas empresas?

O Escritório de Processos auxilia no desempenho do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) dentro das empresas. Ou seja, essa área tem relação direta com a produtividade dos setores.

Os procedimentos corporativos estão cada vez mais complexos e demandam um grande volume de atividades. Então, para estruturar, planejar e organizar todas essas tarefas é importante contar com esse Escritório.

Entenda neste artigo o que é Escritório de Processos, saiba para que serve e veja as vantagens. Vamos lá?

O que é um Escritório de Processos e qual sua função?

O Escritório de Processos é uma área (grupo de profissionais) responsável por acompanhar e garantir o funcionamento do BPM.

As pessoas que trabalham nesse departamento têm o papel de integrar as estratégias da empresa com a parte operacional e de execução de procedimentos, a fim de cumprir o planejamento de atividades. Além disso, por meio desse trabalho, alcançar os objetivos fica mais fácil.

O Escritório concentra todas as etapas do negócio e o mapeamento dos processos para que sejam controlados e analisados, além de modificados, se necessário.

Esse foco na melhoria contínua permite um ganho na eficiência e na qualidade da entrega de produtos ou serviços. Além disso, há uma redução de custos por conta da eliminação de atividades desnecessárias.

Em resumo, o Escritório identifica, auxilia, documenta e faz a gestão dos procedimentos corporativos.

Como funciona o Escritório de Processos?

Primeiramente, é importante que a empresa tenha uma cultura que apoie o BPM e faça com que os times entendam qual o objetivo dessa gestão. É necessário realizar o alinhamento com toda a equipe a fim de garantir um melhor funcionamento dos processos, já que são os colaboradores que farão a execução das atividades.

Em paralelo a isso, o Escritório define os padrões de qualidade dos processos para avaliar posteriormente o fluxo. Além disso, capacita os colaboradores em relação aos objetivos e ao funcionamento do BPM.

Os responsáveis pelo Escritório também providenciam as ferramentas tecnológicas para avaliação, controle e modelagem de processos. Após a realização dos trabalhos, eles analisam os indicadores para aplicar melhorias e verificar os acertos.

Vantagens

O Escritório de Processos ajuda a institucionalizar as práticas de BPM, sendo assim, é uma maneira eficaz de colocar em prática esse tipo de gestão. Outro ponto vantajoso é que essa área produz informações de apoio à tomada de decisões, tanto de performance quanto de volumetria e riscos.

As pessoas que trabalham nesse Escritório têm a capacidade de desenvolver métodos e capacitar os colaboradores referente aos processos. Auxiliam também nas mudanças necessárias e na implementação de tecnologias, bem como na avaliação e divulgação de resultados.

Metodologia de Estruturação do Escritório de Processos

Confira os pontos essenciais da metodologia de estruturação do Escritório:

Estratégia

• Compreender a estratégia do negócio;
• Criar a meta-modelo em BPM;
• Averiguar a maturidade da empresa em relação ao BPM;
• Produzir um mapa de expectativas dos stakeholders;
• Elencar os elementos estratégicos;
• Desenvolver modelo de operação.

Desenhos

• Elaborar a matriz de governança;
• Determinar os cases para o portfólio de serviços e processos de BPM;
• Especificar arquitetura de documentação, padrões etc;
• Indicar qual metodologia de BPM a empresa vai utilizar;
• Escolher modelo de governança de procedimentos;
• Produzir modelo de controle.

Implantação

• Divulgar internamente os serviços e conceitos de BPM;
• Preparar o time para trabalhar com as ferramentas e conceitos de BPM;
• Conduzir os processos de BPM;
• Aplicar modelo de governança de processos.

Controle

• Controlar os níveis de maturidade de BPM;
• Monitorar o desenvolvimento de competências em BPM;
• Verificar o desempenho dos projetos;
• Analisar a conformidade em BPM;
• Gerenciar melhorias.

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